KPI-lista HR-nek
A HR mutatószámok (HR KPI-ok) akkor érnek valamit, ha mindenki ugyanúgy számolja őket, és van mögöttük egy kérdés, amire választ adnak. Ezen az oldalon 25 gyakran használt mutatót találsz 7 csoportban, mindegyiknél a képletet, azt, hogy mit mutat, és a tipikus buktatót. Az FTE számítását külön blokkban, kidolgozott példával nézzük meg, a végén pedig egy mutató-adatlap sablon segít, hogy a definíciók ne csússzanak szét.
Minden táblázat kimásolható. A képletekben az "átlagos létszám" a vizsgált időszak átlagos létszámát jelenti, legegyszerűbben (nyitó + záró) / 2, pontosabban a havi záró létszámok átlaga.
| Mutató | Képlet | Mit mutat | Tipikus buktató |
|---|---|---|---|
| Létszám és FTE | Létszám = állományban lévő munkatársak száma; FTE = szerződés szerinti órák összege / teljes munkaidős óraszám (lásd lent) | A tényleges kapacitást és a többi mutató nevezőjét. | Ha nincs leírva, beleszámít-e a tartósan távollévő, a kölcsönzött vagy a megbízásos munkatárs, minden riportban más szám jön ki. |
| Személyi jellegű ráfordítások aránya | Személyi jellegű ráfordítások / árbevétel x 100 (vagy / összes működési költség x 100) | Mennyire munkaerő-intenzív a működés, és hogyan változik a bérköltség az árbevételhez képest. | Az iparág és az üzleti modell erősen befolyásolja, más cégekkel csak óvatosan hasonlítsd össze. |
| Egy FTE-re jutó árbevétel | Árbevétel / átlagos FTE | Durva termelékenységi mutató, a saját trendedhez képest hasznos. | Kiszervezés vagy kölcsönzött munkaerő bevonása javítja a számot, miközben a valódi termelékenység nem változik. |
| Túlóra aránya | Túlóra órák / rendes munkaidő órái x 100 | Kapacitáshiányt, rossz tervezést, kiégési kockázatot. | A nem rögzített túlóra (például a vezetőké vagy a home office-ban dolgozóké) kimarad, így a szám a valóságnál jobb. |
| Mutató | Képlet | Mit mutat | Tipikus buktató |
|---|---|---|---|
| Betöltési idő (time to fill) | A pozíció jóváhagyásától (vagy meghirdetésétől) az ajánlat elfogadásáig eltelt napok átlaga | Mennyi ideig áll üresen egy pozíció, mennyire gyors a teljes folyamat. | A kezdőpontot (jóváhagyás vagy meghirdetés) rögzíteni kell, különben a számok nem összehasonlíthatók. |
| Felvételi idő (time to hire) | A jelölt jelentkezésétől (vagy első kapcsolatfelvételétől) az ajánlat elfogadásáig eltelt napok átlaga | A kiválasztási folyamat sebességét a jelölt szemszögéből. | Összekeverik a betöltési idővel. A kettő mást mér: az egyik a cég, a másik a jelölt idejét. |
| Egy felvételre jutó költség (cost per hire) | (Külső toborzási költségek + belső toborzási költségek) / felvettek száma | Mennyibe kerül egy új munkatárs megszerzése. | Csak a külső költségeket (hirdetés, fejvadász) számolják, a toborzók és az interjúzó vezetők ideje kimarad. |
| Ajánlat-elfogadási arány | Elfogadott ajánlatok / kiadott ajánlatok x 100 | Mennyire versenyképes az ajánlat és a kiválasztási élmény. | A szóbeli, "előzetes" ajánlatok nem kerülnek be, így a szám jobbnak látszik. |
| Mutató | Képlet | Mit mutat | Tipikus buktató |
|---|---|---|---|
| Fluktuációs ráta | Távozók száma / átlagos létszám x 100 | A létszám hány százaléka távozott az időszakban. | Évente más módszerrel számolják, vagy a belső áthelyezést is távozásnak veszik. |
| Önkéntes fluktuáció | Saját döntésükből távozók / átlagos létszám x 100 | A megtartási problémákat jobban, mint a teljes fluktuáció. | A közös megegyezéseket nem egységesen sorolják be önkéntesnek vagy nem önkéntesnek. |
| Első éves fluktuáció | Egy éven belül távozó új belépők / az időszakban felvettek száma x 100 | A kiválasztás és az onboarding minőségét. | Ha a felvételi kohort és a távozás időszaka nincs egyeztetve, a szám torzul. Érdemes belépési negyedévenként nézni. |
| Megtartási arány | Az időszak elején és végén is állományban lévők / nyitó létszám x 100 | A meglévő munkatársak hány százaléka maradt. | Azt hiszik, hogy 100% mínusz fluktuáció. Nem az, mert az év közben felvett és távozó munkatársak csak a fluktuációban jelennek meg. |
| Kulcsemberek fluktuációja | Távozó kulcsemberek / kulcsemberek átlagos létszáma x 100 | Azt a veszteséget, ami igazán fáj (nem kívánt fluktuáció). | A "kulcsember" listát utólag, a távozás után állítják össze. Előre kell rögzíteni. |
A fluktuációs mutatókat kidolgozott példákkal és kalkulátorral a fluktuáció számítása oldalon találod.
| Mutató | Képlet | Mit mutat | Tipikus buktató |
|---|---|---|---|
| Képzési órák egy főre | Összes képzési óra / átlagos létszám | Mennyi formális fejlesztés jut egy munkatársra. | Az inputot méri, nem a hatást. A munkában tanulás, a mentorálás és a coaching jellemzően kimarad belőle. |
| Képzési költség egy főre | Összes képzési költség / átlagos létszám | A fejlesztésre fordított pénzt fejenként. | A résztvevők munkaideje és a belső trénerek ideje nincs benne, és a számból nem derül ki, kire jutott valójában. |
| Belső betöltési arány | Belső jelölttel betöltött pozíciók / összes betöltött pozíció x 100 | Mennyire épít a cég a saját embereire, van-e karrierút. | A vezetői és a nem vezetői pozíciókat együtt nézik, pedig a kettő mást jelez. |
| Utódlási lefedettség | Kulcspozíciók, amelyekre van legalább egy kijelölt utódjelölt / összes kulcspozíció x 100 | Mennyire sérülékeny a szervezet egy kulcsember távozásakor. | Papíron van utód, de nincs mögötte fejlesztési terv, és senki nem kérdezte meg, akarja-e a szerepet. |
| Mutató | Képlet | Mit mutat | Tipikus buktató |
|---|---|---|---|
| eNPS (employee Net Promoter Score) | "Mennyire ajánlanád munkahelyként a cégünket egy ismerősödnek?" (0-10). eNPS = a 9-10 pontot adók aránya (%) mínusz a 0-6 pontot adók aránya (%) | Egyetlen számban az ajánlási hajlandóságot, -100 és +100 között. | Önmagában nem mondja meg, miért ennyi. Nyitott kérdés és kontextus nélkül csak egy szám. |
| Felmérési részvételi arány | Kitöltők / meghívottak x 100 | A bizalmat a felmérésben és abban, hogy lesz következménye. | Ha a vezetők "bekergetik" a csapatot, a részvétel nő, az őszinteség csökken. |
| Hiányzási ráta | Távollét miatt kiesett munkanapok / tervezett munkanapok x 100 | Terhelést, egészségi állapotot, elkötelezettséget, csapatszintű problémát. | Nincs rögzítve, mi számít bele (betegség, igazolatlan távollét). A fizetett szabadság nem hiányzás. |
| Mutató | Képlet | Mit mutat | Tipikus buktató |
|---|---|---|---|
| Célteljesítési arány | Teljesített egyéni (vagy csapat-) célok / összes kitűzött cél x 100 | Mennyire reálisak és mennyire teljesülnek a célok. | Ha a célteljesítéshez bónusz kötődik, a célok könnyebbek lesznek, és a mutató javul, a teljesítmény nem. |
| Értékelési és 1:1 lefutási arány | Határidőre lezárt értékelések (vagy megtartott one-on-one-ok) / esedékes értékelések (vagy tervezett one-on-one-ok) x 100 | Mennyire működik a teljesítménymenedzsment folyamata a gyakorlatban. | Azt méri, hogy megtörtént-e, nem azt, hogy jó volt-e. Érdemes mellé a munkatársak visszajelzését is kérni. |
| Mutató | Képlet | Mit mutat | Tipikus buktató |
|---|---|---|---|
| Nemek aránya szintenként | Nők (vagy férfiak) száma az adott szinten / az adott szint létszáma x 100 | Hol "szivárog" a csővezeték: melyik szinten csökken az egyik nem aránya. | Csak a cégszintű arányt nézik, ami kiegyensúlyozott lehet, miközben a vezetői szinteken nagy az eltérés. |
| Nemek közötti bérkülönbség (általános) | (Férfiak átlagos bruttó órabére - nők átlagos bruttó órabére) / férfiak átlagos bruttó órabére x 100 | A két nem átlagos órabére közötti különbséget a férfiak bérének százalékában. | A nyers cégszintű szám nem ugyanaz, mint az azonos vagy egyenlő értékű munkáért járó bér különbsége. Munkakör-kategóriánként is nézd, és rögzítsd, mi számít bérnek (alapbér, változó elemek, juttatások). |
| Compa-ratio | Tényleges alapbér / a bérsáv középpontja x 100 | Hol áll valaki a sávjában: 100% alatt a sávközép alatt, fölötte felette. | Csak akkor értelmes, ha a bérsávok rendben vannak. Ha a sávok elavultak, a compa-ratio is félrevezet. |
A bérkülönbség pontos számítási és bontási szabályai a jogszabályi kötelezettségektől függnek. A felkészülés lépéseit (munkakör-értékelés, bérsávok, adatok, kommunikáció) a bértranszparencia checklist foglalja össze.
Az FTE (full-time equivalent, teljes munkaidős egyenérték) azt mutatja, hány teljes munkaidős munkatársnak felel meg a létszám. A legtöbb költség- és kapacitásmutató nevezője, ezért érdemes egyszer pontosan leírni, hogyan számoljátok.
Példa: egy cégnél a teljes munkaidő heti 40 óra. Márciusban (31 nap) a következő munkatársak vannak állományban:
| Csoport | Fő | Heti óra | Egyéni FTE | Csoport FTE |
|---|---|---|---|---|
| Teljes munkaidős, egész hónapban | 20 | 40 | 40 / 40 = 1,0 | 20 x 1,0 = 20,0 |
| Részmunkaidős | 4 | 30 | 30 / 40 = 0,75 | 4 x 0,75 = 3,0 |
| Részmunkaidős | 2 | 20 | 20 / 40 = 0,5 | 2 x 0,5 = 1,0 |
| Teljes munkaidős, március 16-án lépett be (16 nap) | 1 | 40 | 1,0 x 16 / 31 = 0,52 | 0,52 |
| Összesen | 27 fő | 24,52 FTE |
A márciusi záró létszám tehát 27 fő, a márciusi FTE 24,52. Ha a cég márciusi személyi jellegű ráfordítása 15 millió Ft, akkor az egy FTE-re jutó havi személyi költség 15 000 000 / 24,52 = kb. 612 000 Ft, míg fejszámra vetítve 15 000 000 / 27 = kb. 556 000 Ft. A két szám közötti különbség miatt mindig írd oda, melyikkel számoltál.
Minden KPI-hoz, amit rendszeresen riportáltok, érdemes egy ilyen adatlapot kitölteni. Ez akadályozza meg, hogy két év múlva senki ne tudja, miért változott a szám: a valóság vagy a számítás.
Nincs mindenkire érvényes lista. A legtöbb cég a létszámmal és FTE-vel, a személyi jellegű költségekkel, a fluktuációval (különösen az önkéntes és az első éves fluktuációval), a toborzási idővel, a hiányzással és az elkötelezettséggel (például eNPS) kezdi. Érdemes 5-8 mutatót kiválasztani, amelyek a cég aktuális kérdéseire válaszolnak, és azokat következetesen mérni.
A HR mutatószám (HR metric) bármilyen mérhető adat a munkaerőről, például a létszám vagy a képzési órák száma. A HR KPI (Key Performance Indicator) az a néhány mutató, amelyhez célérték tartozik, és amely egy fontos üzleti vagy HR-célhoz kapcsolódik. Minden KPI mutatószám, de nem minden mutatószám KPI.
FTE (full-time equivalent, teljes munkaidős egyenérték) = a munkatársak szerződés szerinti heti munkaóráinak összege osztva egy teljes munkaidős munkatárs heti óraszámával. Heti 40 órás teljes munkaidőnél egy heti 30 órás munkatárs 0,75 FTE, egy heti 20 órás 0,5 FTE. Hónap közben belépőnél vagy kilépőnél a hónapban töltött napok arányával is szorozz.
A létszám (fejszám, headcount) azt mutatja, hány ember dolgozik a cégnél, munkaidőtől függetlenül. Az FTE azt, hogy ez hány teljes munkaidős munkatársnak felel meg. Ha sok a részmunkaidős, a kettő jelentősen eltér. Költség- és kapacitásmutatókhoz általában FTE kell, a fejenkénti mutatókhoz (például képzés, felmérés) inkább létszám.
Általános formában: a férfiak átlagos bruttó órabérének és a nők átlagos bruttó órabérének különbsége, a férfiak átlagos bruttó órabérének százalékában. Fontos, hogy a nyers, cégszintű különbség nem ugyanaz, mint az azonos vagy egyenlő értékű munkáért járó bér különbsége, ezért munkakör-kategóriánként is érdemes nézni. A bértranszparenciára való felkészülés lépéseit a bértranszparencia checklist foglalja össze.
A gyorsan változó mutatókat (létszám, FTE, hiányzás, nyitott pozíciók) havonta, a lassabban változókat (fluktuáció, képzés, elkötelezettség, bérkülönbség) negyedévente vagy évente, gördülő 12 hónapos nézetben. A havi szám önmagában ritkán mond sokat, a trend többet.
Y2Y
A létszám és a költség a bérszámfejtésből jön, az elkötelezettség, az eNPS és a csapatelégedettség viszont csak felméréssel mérhető. A Your Assessor online felméréseivel ezeket automatikus kiértékeléssel kapod meg.
Felmérések a Your AssessoronA sablonokat szabadon használhatod és átírhatod a saját szervezetedre. Ha továbbadod, örülünk egy forrásmegjelölésnek (y2y.hu/sablonok).