Sablon, példák és ellenőrzőlista
A "ki felel ezért?" kérdésre a legtöbb csapatban három különböző választ kapsz, vagy egyet sem. A RACI mátrix (magyarul felelősségi mátrix) egy egyszerű táblázat, amely minden feladatnál és döntésnél kimondja, ki csinálja, ki dönt, kit kell megkérdezni és kit kell tájékoztatni. Ebben a sablonban megtalálod a betűk jelentését, az alapszabályokat, két kidolgozott példát, egy kitölthető sablont, és azt, hogyan ellenőrizd a kész mátrixot, hogy ne csak egy újabb táblázat legyen a meghajtón.
| Betű | Angolul | Magyarul | A kérdés, amire válaszol | Hány lehet egy sorban? |
|---|---|---|---|---|
| R | Responsible | Végrehajtó | Ki végzi el a munkát? | Legalább egy |
| A | Accountable | Elszámoltatható, jóváhagyó | Ki dönt, ki hagyja jóvá, és ki felel a végeredményért? | Pontosan egy |
| C | Consulted | Konzultált | Kinek a véleményét kell kikérni, mielőtt döntés születik? (kétirányú) | Ahány szükséges, de minél kevesebb |
| I | Informed | Tájékoztatott | Kit kell értesíteni a döntésről vagy az eredményről? (egyirányú) | Ahány szükséges |
Egy közepes cég kiválasztási folyamata. A szerepkörök: felvevő vezető, HR, interjúztató csapattag, pénzügy és ügyvezető.
| Feladat / döntés | Felvevő vezető | HR | Csapattag | Pénzügy | Ügyvezető |
|---|---|---|---|---|---|
| Új pozíció jóváhagyása | R | C | C | A | |
| Munkaköri leírás elkészítése | A/R | C | C | ||
| Bérsáv meghatározása | C | R | C | A | |
| Álláshirdetés megjelentetése | C | A/R | I | ||
| Önéletrajzok előszűrése | C | A/R | |||
| Szakmai interjú | A/R | C | R | ||
| Felvételi döntés | A/R | C | C | I | |
| Bérajánlat | R | R | C | A | |
| Munkaszerződés előkészítése | I | A/R | I | ||
| Beillesztési terv | A/R | C | R |
Amit a példa megmutat: a felvételi döntés a felvevő vezetőé, nem a HR-é és nem az ügyvezetőé, viszont a bérajánlatot az ügyvezető hagyja jóvá. Ha nálatok ez másképp működik, pont ezt érdemes kimondani.
Szerepkörök: projektgazda (marketingvezető), projektmenedzser, külső webfejlesztő, tartalomfelelős, IT és adatvédelem, ügyvezető.
| Feladat / döntés | Projektgazda | Projektmenedzser | Webfejlesztő | Tartalom | IT / adatvédelem | Ügyvezető |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Célok és költségkeret jóváhagyása | R | C | A | |||
| Ütemterv elkészítése | A | R | C | C | C | I |
| Oldaltérkép és szerkezet | A | R | C | R | ||
| Arculat és design jóváhagyása | A | R | R | C | C | |
| Szövegek megírása | A | I | R | |||
| Fejlesztés | I | A | R | C | ||
| Adatvédelmi és biztonsági ellenőrzés | I | R | R | A | ||
| Tesztelés | C | A | R | R | R | |
| Élesítési döntés | A | R | C | I | C | I |
| Belső és külső kommunikáció | A/R | I | R | I |
Figyeld meg az adatvédelmi sort: ott nem a projektgazda az A, hanem az IT és adatvédelem. Ha ezt nem mondjátok ki előre, az élesítés előtti napon derül ki, hogy valakinek még "rá kellett volna néznie".
A kitöltött mátrixot nézd meg soronként és oszloponként is. A sorok a feladatokról, az oszlopok az emberekről árulnak el valamit.
| Amit látsz | Mit jelent | Mit tegyél |
|---|---|---|
| Egy sorban nincs A | Senki nem dönt, a feladat gazdátlan. | Jelölj ki egy elszámoltatható felelőst. |
| Egy sorban több A | Két főnök, elakadó vagy egymást felülíró döntések. | Egy A maradjon, vagy bontsd két sorra a feladatot. |
| Egy sorban nincs R | Van döntéshozó, de nincs, aki megcsinálja. | Rendelj hozzá végrehajtót és kapacitást. |
| Egy sorban sok C | Lassú döntés, sok egyeztetés. | Nézd meg, kiből lehet I. |
| Egy oszlopban sok A és R | Túlterhelt szerepkör, szűk keresztmetszet. | Adj át döntéseket vagy végrehajtást másnak. |
| Egy oszlop szinte üres | A szerepkör alig kapcsolódik a projekthez. | Kell-e egyáltalán a mátrixba, vagy elég egy I? |
| Egy oszlopban csak I | Az illető csak értesítéseket kap. | Ellenőrizd, valóban kell-e neki minden értesítés. |
| A vezető oszlopában szinte minden A | A döntések nem kerültek közelebb a munkához. | Nézd meg a delegálási szinteket, mit adhatnál át. |
Másold ki, illeszd be egy táblázatkezelőbe, és írd át a szerepköröket és a feladatokat a saját helyzetedre.
Projekt vagy folyamat: ... | Készítette: ... | Dátum: ... | Felülvizsgálat: ...
| Feladat / döntés | Szerepkör 1 | Szerepkör 2 | Szerepkör 3 | Szerepkör 4 | Szerepkör 5 | Megjegyzés |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. ... | ||||||
| 2. ... | ||||||
| 3. ... | ||||||
| 4. ... | ||||||
| 5. ... | ||||||
| 6. ... | ||||||
| 7. ... | ||||||
| 8. ... |
Jelmagyarázat: R = végrehajtó, A = elszámoltatható (soronként pontosan egy), C = konzultált (előtte megkérdezzük), I = tájékoztatott (utána értesítjük).
| Változat | Mit tesz hozzá | Mikor hasznos |
|---|---|---|
| RASCI | S = Support: támogató, aki erőforrást vagy segítséget ad, de nem felel a munkáért. | Ha sok a támogató szerep (IT, beszerzés, jogi terület). |
| CAIRO | O = Out of the loop: kifejezetten kimondja, ki nem érintett. | Ha túl sokan akarnak beleszólni vagy tudni mindenről. |
| DACI | Driver (aki viszi a döntést), Approver (aki jóváhagyja), Contributors (akik hozzájárulnak), Informed (akiket tájékoztatni kell). | Egy-egy konkrét döntés előkészítéséhez, nem egész folyamathoz. |
A legtöbb csapatnak az alap RACI is elég. Ha egy változathoz nyúlsz, azért tedd, mert egy konkrét problémát old meg, ne azért, mert több betű többet ér.
A RACI mátrix egy táblázat, amelynek soraiban a feladatok vagy döntések, oszlopaiban a szerepkörök állnak, a cellákban pedig az, hogy az adott szerepkör milyen viszonyban van a feladattal: R (Responsible, végrehajtó), A (Accountable, elszámoltatható, jóváhagyó), C (Consulted, konzultált) vagy I (Informed, tájékoztatott). Projektekhez, folyamatokhoz és szervezeti változásokhoz egyaránt használják.
A Responsible (R) az, aki a munkát elvégzi. Az Accountable (A) az, aki a végeredményért felel: ő dönt, jóváhagy, és neki kell számot adnia, ha nem sikerül. Egy feladatnak több végrehajtója lehet, de elszámoltatható felelőse csak egy.
Nem érdemes. Ha két ember felel ugyanazért, a gyakorlatban vagy egyikük sem dönt, vagy egymás döntéseit írják felül. Ha úgy érzed, hogy két A kell, az többnyire azt jelzi, hogy a feladatot két külön sorra kellene bontani.
Igen, és kisebb csapatokban ez gyakori: aki elvégzi a munkát, az felel is az eredményért. Ilyenkor a cellába "A/R" kerül. Arra figyelj, hogy ha egy oszlopban szinte minden sor A/R, az az ember szűk keresztmetszet lesz.
A RACI egyik változata, amely egy ötödik szerepet is bevezet: S (Support, támogató), aki erőforrást vagy segítséget ad a végrehajtóknak, de nem ő felel a munkáért. Akkor hasznos, ha sok a támogató szerepkör, például IT vagy beszerzés egy projektben.
Ha a csapat kicsi, és mindenki tudja, ki mit csinál; ha a feladat egyszerű és egyszeri; vagy ha a mátrixot arra akarják használni, hogy utólag legyen kire mutogatni. A RACI akkor ér a legtöbbet, ha több csapat vagy szerepkör dolgozik együtt, és már volt olyan, hogy valami "senkinek a feladata" volt.
Y2Y
Ha a RACI-nál kiderül, hogy egy folyamatnak nincs gazdája, vagy mindenki dönt mindenben, az már szervezeti kérdés. Szervezet- és folyamatfejlesztésben a vezetőkkel együtt tisztázzuk a szerepeket, a döntési jogokat és a folyamatokat.
Szervezetfejlesztés a Y2Y-jalA sablonokat szabadon használhatod és átírhatod a saját szervezetedre. Ha továbbadod, örülünk egy forrásmegjelölésnek (y2y.hu/sablonok).