A delegálás nem egy kapcsoló, hogy "én csinálom" vagy "te csinálod". A "csináld, ahogy mondom" és a "döntsd el és csináld" között több fokozat van, és a legtöbb félreértés abból jön, hogy a vezető az egyikre gondol, a munkatárs a másikra. Ebben a sablonban a delegálás 7 szintjét találod Jurgen Appelo Management 3.0 modellje alapján, szintenként példamondattal, azzal, mikor használd és mi a kockázata. Plusz egy delegálási checklist, egy "mit ne delegálj" lista és egy kimásolható megbeszélés-sablon.
A modell Jurgen Appelo Management 3.0 könyvéből és az erre épülő Delegation Poker gyakorlatból származik. Az angol szintneveket megtartottuk, mellé tettük a magyar megfelelőt. Az eredeti modell a vezető és a csapat viszonyáról szól, de ugyanígy működik egy munkatárssal is.
Szint
Ki dönt?
Egy mondatban
1. Tell: közlöm
A vezető
"Csináld, ahogy mondom."
2. Sell: meggyőzlek
A vezető
"Én döntöttem, de elmondom, miért, hogy te is mögé tudj állni."
3. Consult: megkérdezlek, aztán döntök
A vezető, a munkatárs véleménye alapján
"Mit gondolsz? Utána én döntök."
4. Agree: közösen döntünk
Együtt
"Üljünk le, és döntsük el együtt."
5. Advise: tanácsot adok, te döntesz
A munkatárs, a vezető tanácsával
"Elmondom, én mit csinálnék, de te döntesz."
6. Inquire: te döntesz, utána érdeklődöm
A munkatárs, utólag tájékoztat
"Döntsd el, utána mondd el, mire jutottál."
7. Delegate: teljesen rád bízom
A munkatárs
"Döntsd el és csináld. Nem kell beszámolnod róla."
A szintek részletesen
Szintenként: mit jelent, egy mondat, amivel kimondhatod, mikor érdemes használni, és mi a kockázata.
1. Tell: közlöm
Mit jelent: a vezető dönt, és közli a döntést. Megindokolhatja, de vitát nem vár.
Mondat: "Ezt így csináljuk: [döntés]. Ha valami nem világos a végrehajtásban, kérdezz."
Mikor használd: válsághelyzetben, biztonsági és jogi kérdésekben, egészen új munkatársnál, vagy ha a döntés nem a te szinteden született, és nincs miről egyeztetni.
Kockázat: ha ez az alapállapot, a munkatársak leszoknak a gondolkodásról, és minden kérdéssel hozzád jönnek.
2. Sell: meggyőzlek
Mit jelent: a vezető dönt, de elmagyarázza, miért, és igyekszik megnyerni a munkatársat.
Mondat: "Így döntöttem, és elmondom, miért: [indok]. Fontos, hogy te is értsd, mert te fogod képviselni."
Mikor használd: ha a döntés már megszületett, de a végrehajtáshoz elköteleződés kell, például egy változásnál.
Kockázat: ha a munkatárs érzi, hogy a véleménye úgysem számít, a "meggyőzés" manipulációnak hat. Ne tégy úgy, mintha konzultálnál, ha valójában már döntöttél.
3. Consult: megkérdezlek, aztán döntök
Mit jelent: a vezető kikéri a munkatárs véleményét, és figyelembe veszi, de a döntés az övé.
Mondat: "Szeretném hallani a véleményedet, mielőtt döntök. A döntés az enyém lesz, de amit mondasz, számít."
Mikor használd: ha a munkatársnak fontos tudása van, de a döntés következményeit neked kell vállalnod, vagy több szempontot kell összehangolnod.
Kockázat: ha soha nem látszik, hogy a véleménye hatott a döntésre, a munkatárs abbahagyja a véleménynyilvánítást. Mondd el, mit vettél át és mit nem, és miért.
4. Agree: közösen döntünk
Mit jelent: a vezető és a munkatárs (vagy a csapat) együtt dönt, a vezető szava nem ér többet.
Mondat: "Ezt együtt döntsük el. Az én szavam itt ugyanannyit ér, mint a tiéd."
Mikor használd: ha mindkettőtöknek fontos a döntés, és mindkettőtöknek van hozzá tudása, például a csapat működési szabályainál.
Kockázat: lassú, és ha nincs megállapodás arról, mi van, ha nem jutottok egyetértésre, a döntés elakad, vagy titokban mégis a vezető dönt.
5. Advise: tanácsot adok, te döntesz
Mit jelent: a munkatárs dönt, a vezető elmondja a véleményét, de nem írja felül a döntést.
Mondat: "Elmondom, én mit csinálnék és miért. Utána a döntés a tiéd, és mögötted állok akkor is, ha mást választasz."
Mikor használd: ha a munkatárs már érti a területet, de hasznos neki a te tapasztalatod, vagy amikor egy szinttel feljebb léptetsz valakit.
Kockázat: ha a "tanácsod" valójában utasítás, és rossz néven veszed, ha nem fogadja meg, akkor ez valójában 1-es szint, csak álcázva.
6. Inquire: te döntesz, utána érdeklődöm
Mit jelent: a munkatárs dönt és végrehajt, a vezető utólag tájékozódik, kérdez, és tanul belőle.
Mondat: "Döntsd el, és csináld. A következő one-on-one-on mondd el, mire jutottál és miért."
Mikor használd: tapasztalt munkatársnál, visszatérő döntéseknél, ahol fontos, hogy rálásson a vezető, de a döntésbe nem kell beleszólnia.
Kockázat: ha az utólagos "érdeklődés" számonkérésként hangzik el, a munkatárs legközelebb előre fog kérdezni, és visszacsúsztok a 3-as szintre.
7. Delegate: teljesen rád bízom
Mit jelent: a terület teljesen a munkatársé, a vezető nem szól bele, és nem is kell tájékoztatni.
Mondat: "Ez innentől a te területed. Döntsd el és csináld, nem kell beszámolnod róla. Ha segítség kell, tudod, hol találsz."
Mikor használd: ha a munkatárs bizonyította, hogy a területen jól dönt, a tét belefér a keretbe, és a döntéshez nincs szükség a te rálátásodra.
Kockázat: ha a keret (pénz, határidő, kit érint) nincs tisztázva, a vezető a hibánál mégis visszaveszi a döntést, és ezzel az egész delegálás hitelét elveszíti.
Delegálási tábla
A Management 3.0-ban a szinteket nem emberekre, hanem döntési területekre mondjuk ki. Egy munkatárs lehet 6-os szinten a beszállítói egyeztetésben, és 3-ason a költségvetésben. Másold ki, és töltsétek ki együtt; ahol eltérően ítélitek meg a szintet, ott van miről beszélni.
Delegálási tábla (döntési területek x szintek)
Döntési terület
Jelenlegi szint (1-7)
Cél-szint és határidő
Mi kell a következő szinthez?
Példa: heti beosztás a csapatban
3
6, március 31-ig
Két hónapig ő készíti, én átnézem.
Példa: beszállítói egyeztetés 500 000 Ft alatt
5
7, június 30-ig
Hozzáférés a szerződésekhez, keret rögzítése.
...
...
Delegálási checklist
Mielőtt átadod
Tudom, miért adom át: a munkatárs fejlődése, a saját időm, vagy mert ő közelebb van a döntéshez?
Ki van mondva a delegálási szint (1-7), és a munkatárs is ugyanígy érti?
Világos a várt eredmény, nem csak a feladat?
Van határidő és köztes ellenőrzőpont?
Tisztázott a keret: pénz, idő, kiket érint, mit nem változtathat meg?
Megvan hozzá az információ, a hozzáférés és a jogosultság?
Tudják a többiek (csapat, más területek, ügyfél), hogy innentől kihez forduljanak?
Megbeszéltük, mikor kell jeleznie nekem, és mikor nem?
Lekerült valami a munkatárs válláról, vagy csak pluszt kapott?
Kész vagyok elfogadni, ha más úton jut el a jó eredményhez, mint én?
Megbeszéltük, mikor nézzük vissza, és léphet-e a terület egy szinttel feljebb?
Mit NE delegálj?
Ami a vezetőnél marad
A csapatod teljesítményéért viselt felelősséget. A feladatot átadhatod, a felelősséget azért, hogy kinek és hogyan adtad át, nem.
A munkatársaid értékelését és a visszajelzést. A teljesítményértékelés, a fejlesztő visszajelzés és a nehéz beszélgetés a te dolgod.
Személyes és bizalmas ügyeket. Egészségügyi, családi, bérrel kapcsolatos vagy fegyelmi kérdéseket.
Munkaviszonyt érintő döntéseket. Felvétel végső döntése, elbocsátás, bérdöntés, előléptetés.
A csapat irányát. A célok, a prioritások és a "miért" kimondását. A "hogyan" lehet a csapaté.
Válsághelyzetet, amikor neked kell láthatónak lenned. Egy súlyos hiba, egy ügyfélpanasz eszkalációja, egy rossz hír közlése.
Amit a felettesed kifejezetten rád bízott, és nem egyeztettétek, hogy továbbadhatod.
A kellemetlen feladatot csak azért, mert kellemetlen. A csapat ezt hamar észreveszi.
Delegálási megbeszélés-sablon
Ezt végigmehetitek egy 15-20 perces beszélgetésben, és utána küldd el a munkatársnak írásban is.
Delegálási megbeszélés
Mit adok át (feladat vagy döntési terület): ...
Miért neked, és miért most: ...
Delegálási szint (1-7) és amit ez itt konkrétan jelent: ...
Várt eredmény (miből látjuk, hogy kész és jó): ...
Határidő és köztes ellenőrzőpontok: ...
Keret (pénz, idő, kit érint, mit nem változtathatsz meg): ...
Információ, hozzáférés, emberek, akik segíthetnek: ...
Mikor jelezz nekem azonnal (például ha a határidő vagy a keret veszélyben van): ...
Kiket tájékoztatok arról, hogy innentől te vagy a gazda: ...
Mi kerül le a válladról, hogy ez beleférjen: ...
A munkatárs saját szavaival: mit vállalt és miben dönthet: ...
Visszanézés időpontja, és mikor beszélünk a következő szintről: ...
Ellenőrzés egy mondatbanHa egy hét múlva megkérdezed a munkatársat, milyen szinten adtad át neki a feladatot, és ugyanazt a számot mondja, mint te, akkor jól delegáltál.
Gyakori kérdések
Melyek a delegálás szintjei?
Jurgen Appelo Management 3.0 modellje 7 szintet különít el: 1. közlöm (tell), 2. meggyőzlek (sell), 3. megkérdezlek, aztán döntök (consult), 4. közösen döntünk (agree), 5. tanácsot adok, te döntesz (advise), 6. te döntesz, utána érdeklődöm (inquire), 7. teljesen rád bízom (delegate). Az első szinten a vezető dönt egyedül, a hetediken teljesen a munkatárs vagy a csapat.
Mi az a Delegation Poker?
A Management 3.0 egyik gyakorlata: a vezető és a csapat egy-egy konkrét döntési helyzetre titokban kiválasztja, szerintük melyik szinten kellene dönteni, majd egyszerre felfedik a kártyákat, és megbeszélik az eltéréseket. Az eredményt egy delegálási táblán (delegation board) rögzítik: a sorokban a döntési területek, az oszlopokban a 7 szint.
Melyik a jó delegálási szint?
Nincs egyetlen jó szint. Attól függ, mennyire tapasztalt a munkatárs az adott területen, mekkora a tét, mennyi idő van, és mennyire kell a döntést mások felé képviselni. Ugyanannál az embernél is lehet egy terület 6-os szinten, egy másik 3-ason. A cél, hogy a szint ki legyen mondva, és idővel feljebb lépjen.
Mi a különbség a feladat kiadása és a delegálás között?
Feladat kiadásánál a vezető megmondja, mit és hogyan kell csinálni, a döntés nála marad (ez az 1. szint). Delegálásnál a vezető döntési jogot is átad: a munkatárs dönthet arról, hogyan, sőt egyre feljebb lépve arról is, mit csináljon. A felelősség ettől még közös marad: a vezető felel azért, hogy kinek, mit és milyen szinten adott át.
Miért nem delegálnak a vezetők?
A leggyakoribb okok: "gyorsabb, ha megcsinálom", "úgyse csinálja olyan jól", félelem a kontroll elvesztésétől, vagy az, hogy a vezető a szakmai munkából érzi magát értékesnek. Ezek érthetők, de hosszú távon a vezető lesz a csapat szűk keresztmetszete, a munkatársak pedig nem fejlődnek.
Mit tegyek, ha a delegált feladat nem úgy sikerül, ahogy én csináltam volna?
Először nézd meg, a megbeszélt eredmény teljesült-e, vagy csak más úton. Ha más úton jó lett, hagyd. Ha nem lett jó, beszéljétek meg, mi hiányzott (információ, keret, tapasztalat), és ha kell, átmenetileg lépjetek egy szinttel lejjebb. Ne vedd vissza szó nélkül, mert az azt tanítja, hogy a delegálás csak addig érvényes, amíg minden rendben van.
Vezetőfejlesztő programjainkban a delegálást a vezetők a saját csapatukon gyakorolják: mit adnak át, milyen szinten, hogyan követik, és mit kezdenek azzal, ha nem úgy sikerül.